Archwilio cyfrifon terfynol o gartref

05 Tachwedd 2020
  • Lucy Herman sy’n sôn am ei phrofiadau yn arwain yr archwiliad o Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru

    Mae archwiliad cyfrifon terfynol Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru bellach wedi’i gwblhau. Yn Archwilio Cymru, rydym wedi gorfod addasu ein ffordd o wneud ein gwaith archwilio yn ystod y pandemig, ac wrth i’r cyfrifon lifo i mewn, dyma rai o fanteision ac anfanteision archwilio o bell.

    Sicrhau mynediad at bapurau/system waith y cleient cyn yr archwiliad

    Nid oedd gennym system rhannu data gyda’r cleient, gan nad oedd angen ystyried hyn o’r blaen.  Felly, ychydig wythnosau cyn dechrau’r archwiliad, fe wnaethom ymchwilio i weld pa systemau (os o gwbl) oedd ar waith i ddarparu papurau gwaith yn ddiogel.  Aeth adran TG Archwilio Cymru ati i sefydlu ‘Objective Connect’ er mwyn inni allu cael gafael ar bapurau gwaith mewn ffordd ddiogel. Ers hynny, mae Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru wedi’i ganfod yn ffordd hynod ddefnyddiol o weithio ac yn ystyried ei defnyddio ledled y sefydliad o hyn allan.

    Trafod y ffaith fod gweithio o bell 100% yn brofiad hollol newydd i bawb!

    Nid rhywbeth i drafod â’n cleientiaid yn unig oedd hyn, ond gyda’n timau hefyd. Yn achos Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru, nid oedd unrhyw elfen o’r archwiliad hwn wedi’i wneud o bell o’r blaen ac eithrio e-bostio ambell bapur gwaith, gan mai archwiliad ar y safle y buodd erioed. Felly, yn ein cyfarfodydd cychwynnol buom yn trafod realiti gweithio o bell a bu’n rhaid i ni dderbyn y byddai rhwystrau ar y ddwy ochr – rhywbeth yr ydym wedi gorfod delio ag ef wrth i broblemau godi…

    Ystyried y ffordd orau o gadw mewn cysylltiad fel tîm

    Roeddem yn dîm o dri – sef fi a dau arall yn ogystal â rheolwr ac arweinydd ymgysylltu, felly cawsom lawer o gyfarfodydd Skype anffurfiol pan oedd angen i drafod materion wrth iddynt godi. Roedd Skype yn ffordd effeithiol o egluro materion yn hytrach na defnyddio e-bost. Ond ar gyfer timau mwy, nid Skype yw’r dewis gorau bob tro. Er enghraifft, wrth gynnal archwiliad o Fwrdd Iechyd Hywel Dda lle mae 10 aelod o’r tîm, gwelsom fod defnyddio Microsoft Teams a’r teclyn sgwrsio i’r tîm yn ffordd fwy effeithiol o rannu gwybodaeth heb orfod stopio popeth i fynychu cyfarfod Skype.

    Cofio am “arferion” gweithio gartref pawb a chael dewis wrth gefn

    Roedd amgylchiadau cartref aelodau’r tîm yn amrywio, ac roedd rhaid i ni ystyried effaith hyn o ran pwy oedd ar gael yn ystod y dydd. Yn bersonol, fel mam i blentyn 5 mlwydd oed ac un arall dyflwydd (a gafodd bwl o gamfihafio yn ystod y cyfnod clo!), allwn i ddim ymrwymo i fod ar gael bob amser ar adegau allweddol o’r dydd. Trwy drafod pwy oedd ar gael a’r rhwystrau oedd yn ein hwynebu fel tîm, aethom ati i bennu opsiynau rhesymol i oresgyn hyn, fel defnyddio profiad aelodau’r tîm a’r rheolwr archwilio pan nad oeddwn i’n bersonol ar gael, ac fel arall.

    Osgoi rhoi gormod o faich ar y cleient

    Yn Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru, roedd gennym un cyswllt allweddol oedd yn gyfrifol am lanlwytho’r papurau gwaith, samplau ac ateb ein hymholiadau ac ati. O gofio hyn, roedd weithiau’n boddi dan ymholiadau gennym ni fel tîm. Wrth weithio o bell, roedd y sgyrsiau cyffredinol am beth roedden ni’n gweithio arno, y wybodaeth oedd ei hangen, yr ymholiadau oedd gennym i’r cleient ac ati, yn cael eu colli braidd. Weithiau, roedd pawb yn mynnu gwybodaeth gan y cleient yr un pryd. Wrth gynnal archwiliad safle traddodiadol, go brin y gwelwch chi archwilwyr yn ciwio gydag ymholiadau/gofynion. Mae’n siŵr mai felly oedd hi’n teimlo i’r cleient wrth weithio o bell. Dyma un o beryglon gweithio o bell, ond trwy gael sgyrsiau agored gyda’r cleient llwyddwyd i sicrhau tawelwch meddwl a’u helpu i beidio â theimlo dan bwysau gyda’n gofynion.

    Cael gwybodaeth uniongyrchol o lygad y ffynnon

    Cawsom anawsterau wrth geisio cael gwybodaeth slip cyflog ar gyfer yr Ombwdsmon, gan ei fod yn cael ei dalu’n uniongyrchol gan y Senedd. Roedd Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru yn cael trafferth gan fod unrhyw ddogfen a ddiogelir gan gyfrinair a anfonwyd trwy e-bost atynt wedi’i blocio, a olygai nad oedden nhw’n gallu darparu’r wybodaeth hon. Fodd bynnag, o gofio natur y datgeliad hwn, roedd angen i ni weld y dystiolaeth, a doedd dibynnu ar gadarnhad e-bost o’r ffigurau ddim yn opsiwn addas. Yn y pen draw, llwyddodd y Senedd i ddarparu’r wybodaeth hon yn uniongyrchol i ni, gan osgoi Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru. Er mor amlwg yw hyn, dyma un enghraifft yn unig o’r modd y bu’n rhaid inni ddefnyddio dulliau eraill o gasglu gwybodaeth.

    Mae profiadau Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru yn dangos bod modd gwneud gwaith archwilio o bell, a bod hynny’n gallu arwain at eiliadau annisgwyl fel gweld y cyfrifydd ariannol yn mynychu cyfarfod yn eistedd ar yr orsedd haearn fel cymeriad  o Game of Thrones! Oes, mae’r dyddiau digynsail hyn yn llawn heriau – ond mae’r ffaith y gallwn gyflawni ein nod o gwblhau’r archwiliad o gyfrifon yn drech nag unrhyw drafferthion!

    Lucy-blog-throne-image