Financial Management

Lansio astudiaeth newydd i edrych ar gynhyrchu incwm mewn cynghorau

Cyfle i leisio eich barn fel defnyddiwr gwasanaeth neu fusnes bach yn ein harolwg cenedlaethol.

Rydym wedi lansio astudiaeth newydd sy’n edrych ar sut mae cynghorau’n rheoli’r gwasanaethau sy’n cynhyrchu incwm iddynt ledled Cymru. Gwasanaethau fel:

  • meithrinfa a blynyddoedd cynnar
  • trafnidiaeth neu brydau ysgol 
  • gofal cymdeithasol 
  • chwaraeon a hamdden 
  • meysydd parcio 
  • cynllunio a rheolaeth adeiladu 
  • claddu ac amlosgi, neu     
  • gwastraff a sbwriel masnach. 

Mae gan gynghorau bŵer i gyflwyno neu newid ffioedd sy’n gysylltiedig â’r gwasanaethau penodol maent yn eu darparu.

Rydym eisiau gwybod pa effaith mae hyn yn ei chael ar y defnyddiwr gwasanaeth, naill ai fel busnes bach neu fel aelod o’r cyhoedd.                      

Bydd ein hastudiaeth yn canolbwyntio ar 3 maes:

  • Cyllid – Faint o arian a gynhyrchir drwy’r ffioedd hyn? Pa gyfyngiadau sydd?             
  • Defnyddwyr a gwasanaethau – Ydi cynghorau’n ymgynghori’n effeithiol â busnesau neu aelodau’r cyhoedd wrth wneud newidiadau i’r ffioedd hyn? Sut mae newid y pris yn effeithio ar ddefnyddiwr y gwasanaeth? 
  • Cynllunio strategol – Pa brosesau sydd yn eu lle ar hyn o bryd? Ydi cynghorau’n asesu’r effaith fel rhan o’u cynllunio?               

Mae lefelau cyllido cynghorau yng Nghymru’n parhau i ddirywio gyda’r cyllid refeniw gan Lywodraeth Cymru oddeutu £283 miliwn (7%) yn is yn 2013-14 nag yn 2010-11.

Mae Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru’n [Agorir mewn ffenest newydd] disgwyl i ddiffyg llywodraeth leol fod oddeutu £460 miliwn erbyn diwedd 2016. 

O gofio am raddfa’r toriadau mae cynghorau wedi’u hwynebu yn ystod y blynyddoedd diwethaf, gallai gwasanaethau sy’n creu incwm fod yn arwyddocaol o ran sut mae cynghorau’n darparu gyda llai.       

Cewch ragor o wybodaeth am yr astudiaeth hon, neu gymryd rhan yn ein harolwg, drwy fynd i ficro-safle’r arolwg [Agorir mewn ffenest newydd]. Bydd yr arolwg yn cymryd ryw 10 munud i’w gwblhau ac mae eich ymatebion yn gwbl ddienw. Hefyd gallwch ddilyn y gweithgarwch ar gyfryngau cymdeithasol ar #WAOincomeGen [Agorir mewn ffenest newydd].

Os oes gennych chi unrhyw ymholiadau am yr astudiaeth, anfonwch e-bost at y tîm Astudiaethau Cyngor.

 

New study launched to look at council income generation

Have your say as a small business or service user in our national survey.

We’ve launched a new study looking at how councils manage the services that they generate income from across Wales. Services such as:

  • nursery and early years
  • school meals or transport
  • social care
  • sports and leisure
  • car parking
  • planning and building control
  • burials and cremations, or
  • waste and trade refuse.

Councils have the power to introduce or change the fees associated with specific services that they provide. 

We want to know what impact this has on the service user, either as a small business or as a member of the public. Our study will focus on 3 areas:

  • Finances - How much money is generated through these charges? What limitations are there?
  • Users and services – Do councils consult effectively with businesses or members of the public when making changes to these charges? How do changes to the price affect the service user?
  • Strategic planning – What processes are currently in place? Are councils assessing the impact as part of their planning?

Funding levels for councils in Wales are continuing to decline with revenue funding from the Welsh Government approximately £283 million (7%) lower in 2013-14 than in 2010-11.

The Welsh Local Government Association [Opens in new window] expects the local government shortfall to be in the region of £460 million by the end of 2016.

Given the scale of cuts that councils have faced over recent years, services that generate income could be significant to how councils deliver with less. 

You can find out more about this study or take part in our survey by visiting the Income Generation microsite [Opens in new window]. The survey will take around 10 minutes to complete and your responses are completely anonymous. You can also follow the activity on social media via #WAOincomeGen [Opens in new window].

If you have any queries about the study, please email the Council Studies team.

 

Cynghorau tref a chymuned yng Nghymru yn dangos gwelliant o ran cyflwyno'u cyfrifon yn brydlon

Fodd bynnag, mae nifer y barnau archwilio amodol a methiannau o ran llywodraethu ariannol yn dal i fod yn rhy uchel 

Mae prydlondeb cyflwyno cyfrifon diwedd y flwyddyn gan gynghorau tref a chymuned yng Nghymru wedi gwella ers 2011-12. Fodd bynnag, mae gan y sector yn gyffredinol le i wella o ran rheolaeth ariannol a llywodraethu, yn ôl adroddiad a gyhoeddir heddiw gan Archwilydd Cyffredinol Cymru. 

Mae'r adroddiad ‘Rheoli Ariannol a Llywodraethu mewn Cynghorau Tref a Chymuned 2013-14’ yn nodi gwelliant sylweddol ers 2011-12 o ran prydlondeb llunio a chyflwyno cyfrifon archwiliedig gyda'r nifer o archwiliadau a gwblhawyd yn cynyddu i 696 (94 y cant) erbyn 30 Medi 2014. Mae'r gwelliant yn golygu bod cynnydd cyson yn parhau i gael ei wneud gan y sector, gan gynyddu o 91 y cant ar gyfer cyfrifon 2012-13 ac 87 y cant ar gyfer cyfrifon 2011-12, ac mae'n cyd-fynd â'r bwriad gan Lywodraeth Cymru i annog gwell tryloywder gan gyrff cyhoeddus wrth egluro sut y maent yn defnyddio arian cyhoeddus. Fodd bynnag, mae Cymru yn parhau i fod ymhell y tu ôl i Loegr, lle derbyniodd 98 y cant o gynghorau plwyf eu barn archwilio a'u tystysgrif erbyn 30 Medi 2014.

Ar 31 Rhagfyr 2014, nid oedd 15 o gynghorau yng Nghymru wedi derbyn barn archwilio. Roedd hyn dri mis ar ôl y dyddiad cau statudol, ac yn deillio o oedi yn sgil cynghorau'n methu rhoi tystiolaeth ddigonol i ategu'r farn archwilio, eu bod yn methu ag anfon datganiadau blynyddol a gymeradwywyd i’r archwilydd, neu oherwydd ymholiadau gan yr archwilydd sydd heb eu datrys. Roedd pum cyngor arall wedi methu â llunio datganiad blynyddol na darparu tystiolaeth ddigonol i gefnogi datganiad blynyddol ar gyfer 2013-14 a hyd at bedair o'r blynyddoedd ariannol blaenorol. Er bod pedwar o’r cynghorau hyn bellach wedi eu hardystio a’r archwiliadau wedi’u cwblhau, mae gan Gyngor Cymuned Machynlleth werth pum mlynedd o gyfrifon hwyr yn dal i fod heb eu cwblhau.

Ar nodyn cadarnhaol, mae’r adroddiad yn tynnu sylw at y ffaith fod y nifer o gynghorau sy’n derbyn barnau archwilio amodol wedi lleihau. Serch hyn, mae’n parhau i fod yn bryder fod 45 o gynghorau wedi derbyn barnau archwilio amodol am ddwy neu ragor o’r tair blynedd diwethaf, gyda 19 o gynghorau’n derbyn barn amodol ym mhob un o’r tair blynedd diwethaf. Mewn nifer o achosion, yr un rhesymau sy’n gyfrifol am y ffaith fod y barnau archwilio yn amodol bob blwyddyn, gan awgrymu nad yw cynghorau yn gwella eu trefniadau rheoli ariannol a llywodraethu.

Mae'r adroddiad hefyd yn nodi sut y bydd trefniadau archwilio ar gyfer cynghorau tref a chymuned yn newid ar gyfer archwiliad 2015-16. Bydd y trefniadau newydd yn helpu cynghorau i wella eu dulliau rheoli ariannol a llywodraethu a bydd yn cynnwys ystyried trefniadau cynghorau ar gyfer pennu a monitro cyllidebau ac ar gyfer defnyddio gwasanaethau archwilwyr mewnol.

Dywedodd Archwilydd Cyffredinol Cymru, Huw Vaughan Thomas, heddiw:
“Mae'n dda gennym fod cynnydd yn cael ei wneud gan gynghorau tref a chymuned o ran cyflwyno cyfrifon yn brydlon. Mae'r cyfrifoldeb o fod yn atebol am y ffordd y maent yn gwarchod arian cyhoeddus a roddwyd yn eu gofal yn rôl bwysig iawn gan fod gan ddinasyddion yr hawl i weld ble y caiff arian cyhoeddus ei wario. Serch hyn, mae rhai cynghorau yn dal i fethu â chyflawni eu dyletswyddau cyfreithiol yn briodol, ac rwyf wedi dwyn sylw’r Gweinidog at fy mhryderon. Byddwn yn annog cynghorau i barhau i adeiladu ar y cynnydd hwn drwy fynd i'r afael â'r problemau a'r gwendidau cyffredin a nodir yn yr adroddiad heddiw a gweithio'n agos gydag archwilwyr i baratoi cyfrifon yn y dyfodol.” 

 

Community and Town councils in Wales show improvement in delivering timely accounts

But despite this the number of qualified audit opinions and failures in financial governance remains too high

The timeliness of delivering end of year accounts from community and town councils in Wales has improved since 2011-12. However, there remains scope for the sector as a whole to improve its financial management and governance, according to a report released today by the Auditor General for Wales. 
 

The report ‘Financial Management and Governance in Community and Town Councils 2013-14’ identifies a significant improvement since 2011-12 in the timeliness of production of audited accounts with the number of completed audits having increased to 696 (94 per cent) by 30 September 2014. The improvement continues the steady progress made by the sector, increasing from 91 per cent for the 2012-13 accounts and 87 per cent for the 2011-12 accounts and is in line with moves from the Welsh Government to encourage greater transparency by public bodies to explain how they use public money. Wales, however, is still lagging some way behind England where 98 per cent of parish councils received their audit opinion and certificate by 30 September 2014.

 

15 Councils in Wales had not received an audit opinion at 31 December 2014, three months after the statutory deadline because of delays due to such things as councils not providing sufficient evidence to support the audit opinion, failing to send approved annual returns to the auditor or because of unresolved queries from the auditor. A further 5 councils had failed to produce an annual return or provide sufficient evidence to support the annual return for 2013-14 and up to four of the previous financial years. Whilst four of these councils have now been certified as complete, Machynlleth Community Council still has five years of overdue accounts outstanding.
 

On a positive note the report highlights that the number of councils with qualified audit opinions has reduced. However, it remains a matter of concern that 45 Councils have received qualified audit opinions for two or more of the last three years, with 19 councils being qualified in every one of the last three years. In many cases, the audit opinions are qualified for the same reasons each year indicating that councils are not improving their financial management and governance.

 

The report also details changes set out the audit arrangements for town and community councils for the 2015-16 audit. The new arrangements will help councils to improve their financial management and governance and will include examining the councils’ arrangements for setting and monitoring budgets and for engaging the services of internal audit.
 

Auditor General for Wales, Huw Vaughan Thomas said today:

“It is pleasing to see that progress is being made by community and town councils in submitting timely accounts. The responsibility to account for their stewardship of the public money they have been entrusted with is an important role as citizens have a right to see where public money is being spent. Some councils, however, are still failing to properly discharge their legal duties, and I have brought my concerns to the attention of the Minister. 

I would encourage councils to continue to build on this progress by addressing the common issues and weaknesses highlighted in today’s report and working closely with auditors to prepare future accounts.” 

 

Mae cynghorau yng Nghymru wedi ymateb yn dda i bwysau ariannol sylweddol

Eto i gyd, mae angen iddynt wella eu prosesau rheoli a chynllunio ariannol er mwyn ateb yr heriau ariannol cynyddol sydd i ddod.

Mae cynghorau yng Nghymru o dan bwysau ariannol difrifol ac maent wedi bod yn mynd ati i ateb yr her a wynebir ganddynt. Dros yr ychydig flynyddoedd nesaf, bydd cynghorau yn wynebu pwysau ariannol cynyddol a bydd angen iddynt wella eu prosesau rheoli a chynllunio ariannol strategol. Dyma brif gasgliad adroddiad a gyhoeddir heddiw gan Archwilydd Cyffredinol Cymru sy'n edrych ar gydnerthedd ariannol cynghorau yng Nghymru.   

 

Dywedodd Archwilydd Cyffredinol Cymru, Huw Vaughan Thomas, heddiw:

Mae cynghorau yng Nghymru yn wynebu trobwynt ariannol. Er eu bod wedi gwneud cynnydd o ran mynd i'r afael â rhywfaint o'r pwysau a wynebir ganddynt, mae angen iddynt bellach atgyfnerthu eu prosesau cynllunio a rheoli ariannol strategol a diwygio eu strwythurau darparu gwasanaethau. Os nad ydynt yn derbyn bod angen iddynt drawsnewid, ni fydd eu trefniadau rheoli ariannol yn addas at y diben i ateb yr heriau ariannol cynyddol a wynebir ganddynt yn y dyfodol.

Mae'r adroddiad yn ystyried perfformiad ariannol presennol y 22 o gynghorau yng Nghymru a'u gallu i ateb heriau ariannol y dyfodol. Ystyria ansawdd trefniadau rheoli ariannol, gan ganolbwyntio ar y ffordd y mae pob awdurdod lleol yn cynllunio ei ymrwymiadau cyllidebol ac yna'n eu cyflawni. Mae'r adroddiad hefyd yn edrych ar waith Grant Thornton ar gynghorau yn Lloegr yn 2013-14, gan wneud cymariaethau a nodi gwersi er mwyn helpu cynghorau yng Nghymru i wella eu cydnerthedd ariannol yn y dyfodol. 

 

Er bod y rhan fwyaf o gynghorau yn pennu amcanion corfforaethol clir, nododd yr adroddiad a gyhoeddir heddiw fod angen iddynt sicrhau bod eu cynlluniau ariannol a'u cynlluniau gwasanaeth tymor canolig wedi'u cydgysylltu digon i gyflawni'r blaenoriaethau hyn. Yn y rhan fwyaf o'r meysydd allweddol a adolygwyd, mae'r adroddiad yn nodi, heb welliannau, nad yw'n debygol y bydd trefniadau cynllunio a oedd yn arfer bod yn ddigon da yn gallu ymdrin â'r pwysau ariannol cynyddol y bydd cynghorau yn eu hwynebu yn y dyfodol.

 

Mae'r lefel gyffredinol o gronfeydd wrth gefn sydd gan gynghorau wedi parhau i dyfu, sy'n awgrymu bod cynghorau yng Nghymru yn llwyddo i gyflawni gwarged er gwaethaf yr heriau ariannol a wynebir ganddynt. Rhydd y fath warged gyfle i gynghorau greu clustog ariannol, yn ogystal â buddsoddi yn y gwaith o drawsnewid gwasanaethau yn ogystal â chefnogi'r gwaith o gyflawni blaenoriaethau lleol. Fodd bynnag, mae'r adroddiad hwn heddiw yn tynnu sylw at bryderon y caiff rhai cynghorau, heb strategaeth glir o ran defnyddio cronfeydd wrth gefn, eu beirniadu am gronni arian heb ddiben clir na chytûn.

 

Mae prosesau a rheolaethau ariannol yn gadarn yn y rhan fwyaf o gynghorau, sy'n cynnig sylfaen dda i gynghorau adeiladu arno er mwyn ymdrin â phwysau yn y dyfodol. Fodd bynnag, mae angen i lawer o awdurdodau lleol wella eu prosesau o ran pennu a monitro'r gyllideb a gwneud mwy i fanteisio i'r eithaf ar y cyfle i gynhyrchu incwm. Hefyd, mae angen iddynt sicrhau bod gan y tîm cyllid ddigon o allu ac adnoddau i ateb yr heriau sydd i ddod.

 

Er bod trefniadau llywodraethu ariannol cynghorau yn foddhaol ar y cyfan, nodwyd meysydd gwan a oedd yn cynnwys monitro cynlluniau arbed ac atebolrwydd am sicrhau eu bod yn cael eu cyflawni. Mae'r adroddiad hefyd yn dod i'r casgliad fod y pwysau sylweddol a roddir ar drefniadau ariannol cynghorau yng Nghymru yn golygu na fydd y trefniadau rheoli hynny a oedd yn arfer bod yn ddigon da yn dal i fod yn addas at y diben nes iddynt esblygu gryn dipyn.

 

At ei gilydd, mae'r adroddiad yn gwneud naw argymhelliad ar gyfer gwella, gan gynnwys y canlynol:

  • cynghorau i sicrhau bod eu cynlluniau corfforaethol yn cynnal blaenolwg 3-5 mlynedd sy'n unol â'r cynllun ariannol tymor canolig a strategaethau ategol;
  • dylai cynlluniau ariannol tymor canolig awdurdodau lleol nodi'r prif risgiau ariannol a dylent fod yn destun craffu effeithiol gan uwch swyddogion a chynghorwyr cyn iddynt gael eu mabwysiadu;
  • dylai awdurdodau lleol adolygu eu timau cyllid er mwyn sicrhau bod ganddynt ddigon o allu ac adnoddau i fodloni gofynion yn y dyfodol; a
  • dylai cynghorau ddatblygu strategaethau cynhwysfawr ar gyfer cronfeydd wrth gefn sy'n amlinellu diben penodol cronfeydd wrth gefn y gellir eu defnyddio fel rhan o'r cynlluniau ariannol

 

Councils in Wales have responded well to significant financial stress

But they need to improve their financial management and planning to meet the increasing financial challenges ahead.

Councils in Wales are under significant financial pressure and have been active in meeting the challenge. Over the next few years councils will face increasing financial pressures and will need to improve their strategic financial management and planning. This is the main conclusion of a report published today by the Auditor General for Wales which looks at the financial resilience of councils in Wales. 

Auditor General for Wales, Huw Vaughan Thomas said today:

Welsh councils are facing a financial tipping point. Although they have made progress in addressing some of the pressures they face, they now need to strengthen their strategic financial planning and management and revise their service delivery structures. If they fail to embrace the need for transformational change, their financial management arrangements will not be fit for purpose to meet the growing financial challenges they will face in the future.

The report looks at the current financial performance and resilience to meet the future financial challenges of 22 councils in Wales. The report examines the quality of financial management arrangements, focussing on how each local authority is planning and then delivering their budget commitments. The report also draws upon work undertaken by Grant Thornton on English Councils in 2013-14, and draws comparisons and lessons to support Welsh councils to become more financially resilient in the future.

Although most councils are setting clear corporate objectives, today’s report found they need to ensure that their medium term financial plans and service plans are sufficiently joined up to deliver these priorities. In most of the key areas reviewed, the report finds that without improvements, planning arrangements that were once good enough, are unlikely to be able to deal with the growing financial pressures councils will face in the future.

The overall level of reserves held by councils has continued to increase, which suggests that councils in Wales are managing to deliver surpluses in spite of the financial challenges they face. These surpluses provide councils with the opportunity to build a financial buffer, as well as to invest in service transformation as well as supporting delivery of local priorities. However, today’s report highlights concerns that without a clear strategy for the use of reserves, councils will be criticised for hoarding funds without a clear and agreed purpose.

Financial management and controls are sound in most councils, and this provides a good foundation that councils can build on to address future pressures. However, many local authorities need to improve their budget setting and monitoring and need to do more to fully exploit the potential to generate income. They also need to ensure there is sufficient capacity and capability in the finance team to meet the challenges ahead.

Whilst councils’ financial governance arrangements are generally satisfactory, there were areas of weakness identified which included the monitoring of and accountability for ensuring savings plans are delivered. The report also concludes that the significant stress that Welsh councils’ financial arrangements are being placed under means those management arrangements which were once good enough will not remain fit for purpose unless they evolve significantly.

In all, the report makes nine recommendations for improvement, including:

  • councils ensuring their corporate plans maintain a three to five year forward view and are aligned with the medium term financial plan and support strategies;
  • the medium term financial plans of local authorities should identify major financial risks, and should be the subject of effective scrutiny by senior officers and councillors before being adopted;
  • local authorties should review their finance team, to ensure they have sufficient capacity and capability to meet future demands; and
  • comprehensive reserve strategies should be developed by councils, that outline the specific purpose of usable reserves as part of the financial plans.

Cyrff cyhoeddus yng nghymru yn gwneud defnydd helaeth o ‘ymadawiadau cynnar’ er mwyn lleihau costau’r gweithlu

Gwariwyd £254 miliwn ar becynnau ymadael cynnar dros gyfnod o bron i bedair blynedd, ond gall hyn arbed hyd at £305 miliwn y flwyddyn ymhen amser.

Trawsgrifiad fideo [Word 14KB Agorir mewn ffenest newydd] (fideo yn Saesneg yn unig)

Mae cyrff cyhoeddus yng Nghymru wedi gwneud defnydd helaeth o ymadawiadau cynnar er mwyn lleihau costau’r gweithlu; un ymhlith llawer o bethau a wnaed i leihau’r costau yw hyn. At ei gilydd, cafodd yr ymadawiadau cynnar eu llywodraethu’n foddhaol ond nid oedd pob cynllun yn cydymffurfio’n llawn â’r egwyddorion ar gyfer dilyn arferion da. Dyma’r prif gasgliad sydd i’w weld mewn adroddiad a gyhoeddir heddiw gan Archwilydd Cyffredinol Cymru.

Dyma a ddywedodd Huw Vaughan Thomas, Archwilydd Cyffredinol Cymru:

Pan fydd staff yn ymadael yn gynnar, bydd cyrff cyhoeddus yn cael cyfle i ail-lunio eu gweithlu ac arbed costau yn wyneb cyni ariannol. Er hynny, mae’n hollbwysig rheoli’r ymadawiadau cynnar yn iawn fel y gall y cyhoedd fod yn ffyddiog y bydd gwasanaethau’n dal ar gael ac y bydd yr arbedion a addawyd yn digwydd. Gall y costau y bydd angen eu talu ymlaen llaw wrth i staff ymadael yn gynnar fod yn sylweddol ac mae f’adroddiad yn pwysleisio pwysigrwydd craffu’n ddigonol ar becynnau, yn enwedig y rhai costus fel pecynnau i uwch reolwyr.

Mae’r adroddiad yn ystyried a all cyrff cyhoeddus yng Nghymru brofi eu bod wedi sicrhau gwerth am arian wrth ddefnyddio ymadawiadau cynnar i reoli neu leihau costau’r gweithlu. Mae’r adroddiad yn defnyddio gwybodaeth a gasglwyd gan 58 o gyrff cyhoeddus rhwng Chwefror a Mehefin 2014 ac mae’n edrych yn ôl ar y defnydd a wnaed o gynlluniau ymadael cynnar ers Ebrill 2010. Mae cynlluniau ymadael cynnar yn cynnig cymhelliad ariannol neu ‘becyn ymadael’ fel y bydd gweithwyr yn ymadael o’u swyddi, gyda’r disgwyliad cyffredinol y bydd y corff oedd yn eu cyflogi yn arbed arian ymhen amser.

Rhwng Ebrill 2010 a Rhagfyr 2013, fe ymadawodd 10,658 o staff o’r 58 corff cyhoeddus yng Nghymru oedd yn rhan o’r arolwg, trwy gynlluniau ymadael cynnar. Mae hynny’n cyfateb i ryw bedwar y cant o’r gweithlu oedd gan y cyrff cyhoeddus yn Ebrill 2010. Digwyddodd tua 72 y cant o’r ymadawiadau cynnar yn yr awdurdodau lleol ac awdurdodau’r parciau cenedlaethol. Cyrff y GIG oedd yn cyfrif am 11 y cant a Llywodraeth Cymru am naw y cant. Fodd bynnag, mae’r 977 o staff a ymadawodd yn gynnar o Lywodraeth Cymru yn ystod y cyfnod hwn yn cyfateb i ryw 15 y cant o’r nifer a weithiai yno yn Ebrill 2010.

Roedd y gost a dalwyd ymlaen llaw er mwyn rhoi’r pecynnau hyn i weithwyr a ymadawodd yn gynnar yn dod i £254 miliwn. Fodd bynnag, canfu’r adroddiad y byddai’r cyrff cyhoeddus ar gyfartaledd yn dechrau arbed costau ar ôl 10 mis, ar yr amod nad oedd staff yn cael eu cyflogi yn lle’r rhain, yn uniongyrchol neu’n anuniongyrchol. Wedi i’r cyfnod ad-dalu hwn ddod i ben, byddai’r cyrff cyhoeddus yn gallu arbed hyd at £305 miliwn y flwyddyn. Ond efallai na fyddai’r cyrff cyhoeddus yn gallu sicrhau’r arbedion hyn yn llawn, am sawl rheswm.

Fe wnaeth costau cyflogau staff ostwng o ryw £447 miliwn mewn termau real yn y cyrff cyhoeddus rhwng 2009-10 a 2013-14 ond nid yw’n glir i ba raddau y mae hynny i’w briodoli i ymadawiadau cynnar. Dengys yr adroddiad fod cyrff cyhoeddus wedi sicrhau arbedion o ran cost y gweithlu drwy amryw byd o ddulliau eraill, gan gynnwys ‘rheoli swyddi gwag’. Fodd bynnag, os na fydd swyddi gwag hanfodol yn cael eu llenwi, oherwydd yr ymgais i sicrhau arbedion yn y tymor byr, mae’r adroddiad yn nodi y bydd y staff sydd ar ôl efallai yn ysgwyddo baich ychwanegol. Gall hynny olygu mwy o absenoldeb oherwydd salwch a bod ysbryd y staff yn isel.

Er bod yr ymadawiadau cynnar wedi cael eu llywodraethu’n foddhaol at ei gilydd, mae’r adroddiad yn canfod bod lle i wella. Gwneir saith o argymhellion ac mae’r rhain yn sôn am:  

  • ddefnyddio achos busnes bob tro y caniateir ymadawiad cynnar, i wybod beth yw’r gost a beth yw’r goblygiadau o ran darparu gwasanaeth os bydd yr unigolyn yn ymadael, gan ystyried sut y bwriedir cynllunio’r gweithlu yn fwy cyffredinol;
  • craffu ar gynlluniau ymadael cynnar i weld a ydynt yn rhoi gwerth am arian, fel rhan o drefniadau llywodraethu presennol cyrff cyhoeddus;
  • trefniadau ar gyfer cadw cofnodion; a
  • sicrhau bod Llywodraeth Cymru’n cydweithio â llywodraeth leol er mwyn cytuno rhai egwyddorion cyffredin i fod yn sail i unrhyw drefniadau ymadael cynnar a fydd yn digwydd yn sgil uno awdurdodau lleol.

Welsh public bodies making extensive use of ‘early departures’ to reduce workforce costs

£254 million spent on early departure packages over nearly four years, but with potential savings over time of up to £305 million per year.

Welsh public bodies have made extensive use of early departures to support workforce cost reduction, alongside a range of other approaches. Overall the governance of early departures has been satisfactory, although not all schemes complied fully with good practice principles. This is the main conclusion of a report published today by the Auditor General for Wales.

Auditor General for Wales, Huw Vaughan Thomas said:

Early departures provide public bodies with an opportunity to re-shape their workforce and make cost savings in a time of austerity. However, it is vital that early departures are managed properly so that the public can be confident that services can still be maintained and that the promised savings are being made. The upfront costs of early departures can be substantial and my report emphasise the importance of adequate scrutiny of high value exit packages in particular, such as those for senior managers.

The report examines whether Welsh public bodies can demonstrate that they have secured value for money, from the use of early departures to control or reduce workforce costs. The report draws on information gathered from 58 Welsh public bodies between February and June 2014, and looks back over the use of early departure schemes since April 2010. Early departure schemes offer a financial incentive or ‘exit package’ for employees to leave employment, with the general expectation that the employing organisation will then realise a longer-term saving.

Between April 2010 to December 2013, 10,658 staff from the 58 Welsh public bodies surveyed left employment through early departure schemes, which is equivalent to around four per cent of the workforce as it stood at April 2010. Some 72 per cent of early departures were from local authorities and national park authorities. NHS bodies and the Welsh Government accounted for 11 and nine per cent of early departures respectively. However the 977 staff who left the Welsh Government over this period through early departures is equivalent to around 15 per cent of its April 2010 headcount.

The upfront cost of these early departure packages totalled £254 million. However, the report found that assuming staff were not directly or indirectly replaced public bodies would on average start to make cost savings after 10 months. Once this payback period elapsed, public bodies stood to save up to £305 million per year.  However, public bodies might not realise these savings in full for a variety of reasons.

While the exact contribution of early departures is unclear, staff salary costs across Welsh public bodies reduced by around £447 million in real terms between 2009-10 and 2013-14. The report finds that public bodies have been realising workforce cost savings through a variety of other means, including through ‘vacancy management’. However, if essential vacancies are not filled simply to realise short-term savings, the report notes that staff in post could have to carry an additional workload which could result in an increase in sickness absence and may impact negatively on staff morale.

The report finds that, while the overall governance of early departures has been satisfactory, there is scope for improvement. The report makes seven recommendations on issues relating to:

  • the use of business cases to support all individual early departures that identify the cost and service delivery implications of the individual leaving and take account of wider workforce planning;
  • scrutiny of the value for money of early departure schemes as part of public bodies’ established governance arrangements;
  • record keeping arrangements; and
  • for the Welsh Government to work with local government to seek agreement on some common principles to underpin any early departure arrangements arising from local government mergers.

Yn gyffredinol, mae cynghorau a chyrff yr heddlu yn paratoi cyfrifon amserol

Ond mae angen diwygio nifer gynyddol ohonynt er mwyn cywiro gwallau perthnasol ac mae angen cynnal arfarniadau beirniadol o'r ffordd y caiff cronfeydd wrth gefn eu defnyddio. 

Mae ansawdd cyffredinol y cyfrifon a lunnir gan gyrff archwiliedig ac a gyflwynir i'w harchwilio wedi parhau'n gyson ar y cyfan. Fodd bynnag, mae ansawdd a chywirdeb y cyfrifon wedi dirywio mewn nifer o gyrff.                                    

Yn ei bedwerydd adroddiad blynyddol ar gyfrifon cynghorau a chyrff yr heddlu yng Nghymru, noda'r Archwilydd Cyffredinol er bod y rhan fwyaf ohonynt wedi cwblhau eu cyfrifon yn brydlon, yn 2013-14, y gwnaeth 32 allan o'r 61 o gyrff (52%) y cyfeirir atynt yn yr adroddiad hwn addasiadau perthnasol i'w cyfrifon yn dilyn y broses archwilio. Roedd y nifer wedi cynyddu o gymharu â'r flwyddyn flaenorol, sef 18 allan o 55 (33%). Er bod mân wallau yn y cyfrifon a gyflwynir i'w harchwilio yn aml yn debygol, dylai eitemau perthnasol fod yn llawer llai cyffredin ac mae nifer uchel o'r fath yn tanseilio'r broses ardystio ac yn bwrw amheuon o ran ansawdd y broses o lunio cyfrifon.
 

Mae'r Archwilydd Cyffredinol yn annog cyrff cyhoeddus i roi mwy o sylw i feysydd cyfrifyddu cymhleth ac i sicrhau eu bod yn cynnal adolygiadau sicrhau ansawdd trylwyr cyn i swyddogion ariannol cyfrifol y cyrff archwiliedig ardystio'r cyfrifon. Dylai hyn helpu i leihau'r angen am ddiwygiadau a'u helpu i baratoi cyfrifon drafft cywir a phapurau gwaith ategol amserol gan sicrhau na fyddant yn cael effaith andwyol ar eu gallu i gau eu cyfrifon yn gynharach yn y dyfodol.

Bydd cyrff Llywodraeth Leol a'r Heddlu yn parhau i wynebu cyfnod o galedi ariannol parhaus. Mae'r adroddiad yn awgrymu bod angen iddynt gynnal arfarniadau beirniadol o'r cronfeydd wrth gefn a ddelir ganddynt a lle y gallant wneud hynny, gynnwys y defnydd a wneir o'r cronfeydd hyn yn eu cynlluniau ariannol tymor canolig mewn ffordd gynaliadwy.

Ni lwyddodd y cyrff archwiliedig i wella amseroldeb wrth baratoi ffurflenni drafft Cyfrifon y Llywodraeth Gyfan, sy'n wael o hyd a dim ond dwy ran o dair o'r ffurflenni archwiliedig a gwblhawyd o fewn y terfyn amser. Bydd angen gwella amseroldeb yn y maes hwn gan fod Trysorlys EM yn awyddus i gyflwyno terfynau amser cynt ar gyfer cyflwyno'r wybodaeth hon yn y dyfodol.

Dywedodd Archwilydd Cyffredinol Cymru, Huw Vaughan Thomas:

‘Mae cwblhau cyfrifon blynyddol amserol a chywir mewn ffyrdd perthnasol yn hanfodol er mwyn i Gynghorau a Chyrff yr Heddlu ddatblygu cynlluniau ariannol a chynlluniau darparu gwasanaethau tymor canolig cadarn i ymateb i'r heriau ariannol parhaus a wynebir yn y dyfodol.’

Councils and police bodies are generally preparing timely accounts

But an increasing number have needed to be amended for material errors and there is a need to critically appraise the use of reserves

The overall quality of accounts produced by audited bodies and submitted for audit has generally remained consistent. However the quality and accuracy of the accounts have deteriorated at a number of bodies.                                       

In his fourth annual report on the accounts of Welsh councils and police bodies, the Auditor General highlights that whilst most completed their accounts on time, in 2013-14, 32 of the 61 bodies (52%) covered by this report, made material adjustments to their accounts following audit. This represented an increase compared to the previous year where it was 18 of 55 (33%). Whilst there are often likely to be minor errors in the accounts presented for audit, material items should be much less common and such a large number undermines the certification process and bring into the questions the quality of the accounts production process.

The Auditor General urges public bodies to pay closer attention to complex accounting areas and ensure they are conducting thorough quality assurance reviews before accounts are certified by audited bodies’ responsible financial officers. This should help to reduce the need for amendments and help them prepare accurate draft accounts and timely supporting working papers so that they are not limiting their ability to close their accounts earlier in future.

Local Government and Police bodies will continue to deal with a period of continuing financial austerity. The report suggests that they need to critically appraise their holding of reserves and where they can do so, factor the use of these reserves into their medium term financial plans in a sustainable manner.

Audited bodies have been unable to improve the timeliness of preparing draft Whole of Government Accounts returns, which remain poor and only two thirds of audited returns were completed by the deadline. This is an area that improvements in timelessness will be required as HM Treasury is seeking to bring the deadlines for this information forward in future years.

Auditor General for Wales, Huw Vaughan Thomas said:

“Completing materially accurate and timely annual accounts is essential if Councils and Police Bodies are to develop robust medium-term financial and service delivery plans to meet the continuing financial challenges ahead”