Archwilio o bell (profiadau hyfforddai)

Archwilio o bell (profiadau hyfforddai)
05 November 2020

Pan ddechreuais weithio ar archwiliad interim o Gomisiwn y Senedd o bell ym mis Mawrth ar ôl dychwelyd o’r coleg, feddylies i erioed y byddwn i’n cwblhau’r archwiliad terfynol ym mis Mai o bell hefyd! Heb os, roedd yn ailgyflwyniad rhyfedd i waith archwilio ar ôl dau fis a hanner o astudio, ond gyda’m hail sgrin a chadair desg wrth fwrdd y gegin, roeddwn i’n barod amdani.

Yn ystod yr archwiliad, cawsom gyfarfodydd tîm dyddiol i drafod y cynnydd ac unrhyw broblemau oedd yn ein hwynebu (yn ogystal â sgwrs gyffredinol am sut oedd pawb yn teimlo a pha mor braf oedd y tywydd!). Hefyd, roeddem yn cysylltu â’r cleient ddwywaith yr wythnos, oedd yn gyfle da i ni roi diweddariadau i’n gilydd, yn ogystal â’u paratoi ar gyfer ymholiadau posib. Felly, er bod pawb yn gweithio o bell, roedden ni’n dal i deimlo mewn cysylltiad â phawb.

Cawsom hefyd gyfle i ddefnyddio adnoddau amhrisiadwy a’n helpodd i weithio o bell. Yn gyntaf, roedd y Comisiwn wedi sefydlu ffolder SharePoint i bawb allu cael gafael ar bapurau gwaith ac osgoi boddi dan e-byst. Cafwyd mân broblemau technegol wrth geisio cael mynediad ar y dechrau, ac roedd angen eu datrys gyda chymorth y tîm TG – ond wedyn, roedd yn ffordd hawdd a hwylus iawn i fynd at ddogfennau a rennir gyda’r cleient a’u golygu, gan ddefnyddio ein dogfen archwilio canlyniadau i gadw golwg ar unrhyw beth a allai fod ar goll neu wedi’i oedi.

Roedden ni hefyd yn defnyddio swyddogaeth rhannu sgrin Skype yn ystod cyfarfodydd, gan ganiatáu i staff y Comisiwn ein harwain drwy bapurau gwaith ac arddangos dogfennau niferus – bron fel bod yn y swyddfa! Roeddwn hefyd yn teimlo’n ddigon cyfforddus i droi fy nghamera ymlaen yn ystod y galwadau, a oedd yn gwneud iddo deimlo’n fwy fel cyfarfod wyneb yn wyneb.

Roedd cwblhau archwiliad o bell yn dipyn o her. Roedd yn cymryd mwy o amser i ddatrys mân broblemau gan nad oedd modd picied i’r ystafell nesaf am sgwrs sydyn. Fel hyfforddai, rwyf hefyd yn gofyn cwestiynau i’r tîm archwilio yn aml, rhywbeth nad yw mor hawdd pan dy’ch ddim yn yr un ystafell. Ar ben hynny, roedd hi’n anodd cael tystiolaeth benodol oedd wedi’i chadw ar ffurf copi caled yn swyddfeydd y Comisiwn – roedd hyn yn golygu bod angen aros i staff y Comisiwn drefnu ymweld â’u swyddfa’n ddiogel i’w chasglu (ac roeddem yn ddiolchgar i’r gwirfoddolwyr am wneud hyn). O ganlyniad, roedd yn gallu bod yn dipyn o straen ar brydiau.

Fodd bynnag, roeddwn i’n gwybod bod croeso i mi ffonio’r Archwilydd Arweiniol unrhyw bryd, a bod gennyf ddigon o gymorth a chefnogaeth gydol yr archwiliad trwy gyswllt personol rheolaidd â’r tîm. Er gwaetha’r amgylchiadau anarferol, aeth yr archwiliad rhagddo’n hwylus dros ben. Fel gydag unrhyw archwiliad ariannol, mae’n bleser gweld Insight yn fôr o fariau gwyrdd a glas, ond rhywsut, roedd yn fwy fyth o bleser eleni! Llwyddwyd i gwblhau’r archwiliad o fewn ein terfyn amser gwreiddiol, sy’n glod i waith caled y tîm archwilio a staff y cleientiaid hefyd. Gobeithio y cawn ni ddiolch iddyn nhw’n bersonol cyn bo hir!

Jayana Finlay smiling mountain backdrop

Yr awdur

Hyfforddai Graddedig yn Archwilio Cymru yw Jayana Finlay, ac mae newydd gwblhau ei hail flwyddyn gyda ni. Yn ystod ei chyfnod yma, mae wedi gweithio ar archwiliadau llywodraeth leol, llywodraeth ganolog a chyrff y GIG. Cyn ymuno ag Archwilio Cymru, cwblhaodd radd Meistr mewn mathemateg ym Mhrifysgol Bryste. Table 7 Colorf