Cydymffurfio â’n terfynau amser ar gyfer cyfrifon wrth weithio gartref

Cydymffurfio â’n terfynau amser ar gyfer cyfrifon wrth weithio gartref
05 November 2020

Mae Andrew Strong yn esbonio sut mae Archwilio Cymru wedi sicrhau mynediad at gyfriflyfrau’r GIG i’n galluogi i gwblhau gwaith cyfrifon y GIG.

Mae COVID-19 yn gorfodi pobl dros y byd i gyd i ddod o hyd i ffyrdd newydd o weithio. Yn Archwilio Cymru rydym wedi goresgyn rhwystrau trwy sicrhau mynediad o bell at gyfriflyfrau ariannol, sydd wedi ein helpu i gydymffurfio â’n terfynau amser ar gyfer cyfrifon.

Bellach mae gan ein timau archwilio ar gyfer y GIG fynediad diogel o bell at gyfriflyfrau ariannol y GIG, sydd wedi eu galluogi i gwblhau gwaith archwilio penodol gartref. Gyda’r aflonyddwch a’r cyfyngiadau ar deithio o ganlyniad i COVID fe brofodd hyn yn hanfodol i barhau â’n gwaith archwilio. Dywedodd un o’m cydweithwyr sy’n Rheolwr Archwilio mewn bwrdd iechyd wrthyf fod hyn ‘wedi bod o gymorth mawr i dîm archwilio’r GIG gydymffurfio â’r terfynau amser diwygiedig ar gyfer llofnodi cyfrifon y GIG’. Cymeradwywyd y cyfrifon gan yr Archwilydd Cyffredinol ar ddechrau mis Gorffennaf, a dyma’r gwaith a wnaeth timau yn Archwilio Cymru ac yng nghyrff y GIG i gyflawni hyn.

Fel rhan o’n dull o Archwilio Cyfrifon gyda Chymorth Data rydym wedi gweithio’n galed i gael mynediad o bell at gyfriflyfrau ariannol y GIG ar gyfer ein harchwilwyr. Fe wnaeth mynediad o bell alluogi staff i weithio gartref neu yn unrhyw le, i fewngofnodi ar rwydwaith y Cyrff a Archwilir gennym a defnyddio’r systemau TG Oracle sy’n cynnwys cyfriflyfrau ariannol cyrff y GIG a archwilir gennym. Mae’r mynediad hwn yn galluogi 35 o archwilwyr ariannol i gwblhau ymholiadau ynghylch y cyfriflyfr, er enghraifft ynghylch y gyflogres, cyfrifon taladwy, refeniwiau a thaliadau anfonebau. Rydym hefyd wedi cael mynediad at offeryn adrodd busnes Oracle Qlikview y GIG.

Mae nifer o fanteision yn deillio o fod â’r ‘ffordd fwy clyfar yma o weithio’ a’r mynediad o bell, nid dim ond i Archwilio Cymru ond hefyd i’r timau cyllid yn y Cyrff a Archwilir gennym. Mae’r rhain yn cynnwys:

  • arbed amser teithio a chydbwysedd gwell rhwng bywyd a gwaith ar gyfer staff;
  • llai o siwrneiau mewn ceir i leoliadau swyddfeydd sefydlog sy’n golygu mwy o ddiogelwch i staff a llai o effaith ar yr amgylchedd;
  • lleihau costau teithio a llety;
  • helpu i leihau ymholiadau archwilio a cheisiadau am wybodaeth ar adegau allweddol pan fo swyddogion yn paratoi’r datganiad cyfrifon;
  • mwy o hyblygrwydd wrth ddarparu staff i weithio ar archwiliadau; a
  • chynorthwyo i gynnal proses archwilio fwy effeithiol.

Yn amlwg roedd yr amgylchiadau cyfredol yn golygu bod cyflawni mynediad o bell yn fater mwy taer nag erioed. O ystyried bod GIG Cymru yn defnyddio’r un system cyfriflyfrau roeddem ni’n meddwl i ddechrau y byddai cael mynediad o bell yn syml ond nid felly yr oedd hi! Afraid dweud bod angen nifer o negeseuon e-bost, sgyrsiau a ffurflenni cyn inni gyflawni ein huchelgais. Fodd bynnag, erbyn dechrau’r terfynau amser diwygiedig ar gyfer paratoi cyfrifon drafft y GIG ym mis Mai, roedd archwilwyr ariannol ar draws yr holl dimau archwilio wedi cael mynediad o bell at y cyfriflyfrau o’u gliniaduron Archwilio Cymru.

Er bod heriau, roedd hwn yn ymdrech ar y cyd go iawn ar draws Archwilio Cymru, Partneriaeth Cydwasanaethau GIG Cymru a Gwasanaeth Gwybodeg GIG Cymru a weithiodd yn galed iawn i helpu i sefydlu hyn ar ein cyfer. Roedd angen i bawb ohonom sicrhau bod y dull mynediad o bell yn rhwydwaith preifat rhithwir diogel a bod y meddalwedd a oedd wedi’i osod ar ein gliniaduron Archwilio Cymru yn ddiogel ac y byddai’n gweithio gyda’n technoleg ni. Roedd angen inni hefyd gwblhau ffurflenni mynediad ar gyfer ein defnyddwyr yn Archwilio Cymru fel cofnod o ganiatáu mynediad, canllawiau defnyddwyr i sefydlu’r manylion mewngofnodi ar gyfer defnyddwyr a mynediad a gwybodaeth am sut i ddefnyddio’r system.

Felly clod mawr iawn nid dim ond i Bartneriaeth Cydwasanaethau GIG Cymru a Gwasanaeth Gwybodeg GIG Cymru ond hefyd i’r timau cyllid yn sefydliadau’r GIG yng Nghymru a wnaeth hefyd helpu i wneud i hyn ddigwydd ar lefel leol ar system cyfriflyfrau ariannol Oracle. Felly dyna fynediad o bell at y GIG wedi’i sefydlu, y cam nesaf yw archwiliadau llywodraeth leol a’r Llywodraeth ganolog!

Rydym yn gweithio yn awr ar sefydlu mynediad at y cyfriflyfr ar gyfer yr holl gyrff llywodraeth leol a chyrff eraill a archwilir lle nad yw hyn wedi cael ei alluogi eto. Mae’n ddyddiau cynnar o hyd, ond mae’n ddechrau addawol ar y llwybr yr hoffem fod arno ar gyfer ffyrdd o weithio ar archwiliadau yn y dyfodol.

Mae ein Gweledigaeth Ddigidol yn dweud bod arnom eisiau dyfodol o ‘ffyrdd o weithio a alluogir yn ddigidol i lywio ansawdd, effeithlonrwydd a llesiant’. Hefyd, bydd ein gwaith Dadansoddeg Data yn golygu ei bod yn ofynnol yn y dyfodol bod gennym fynediad parhaus gwell at y data a ddelir ar systemau TG ariannol cyrff a archwilir. Ein dyhead ar gyfer 2020-21 a’r tu hwnt yw bod â ‘dull archwilio sy’n seiliedig ar ddata ac yn cael ei gynorthwyo gan ddadansoddeg’, gan fod â lawrlwythiadau data wedi’u hamserlennu ar adegau allweddol trwy gydol y flwyddyn ariannol i ddarparu trefn archwilio ariannol fwy effeithiol.

Gobeithio y bydd pob sefydliad a archwilir gennym yn meddwl o ddifrif am sefydlu mynediad archwilio o bell at systemau cyfriflyfrau ariannol, yn ogystal ag estyn hyn i systemau ariannol allweddol eraill yn y dyfodol.

 

 

Ynglŷn â’r Awdur:

Andrew Strong blog picMae Andrew Strong wedi bod yn gweithio i Archwilio Cymru a’r cyrff a’i rhagflaenodd ers 2002. Ar hyn o bryd mae’n Arweinydd Archwilio Ariannol yn y tîm Archwilio Technoleg a Rheoli Gwybodaeth ac yntau’n gweithio ar ystod eang o adolygiadau archwilio TG, dadansoddeg data a digidol ar draws Sector Cyhoeddus Cymru. Mae Andrew yn archwilydd systemau gwybodaeth ardystiedig yn ogystal â bod wedi cymhwyso’n gyfrifydd siartredig sawl blwyddyn yn ôl.