Croeso i’r cyntaf yn ein cyfres o nodiadau wythnosol o’r Gyfnewidfa Arfer Da.

Rydym mewn sefyllfa unigryw iawn yng Nghymru. Efallai y byddwch yn ymwybodol mai’r Archwilydd Cyffredinol yw archwilydd allanol statudol y rhan fwyaf o sector cyhoeddus Cymru. Mae hyn yn cynnwys cynghorau sir a bwrdeistref sirol, awdurdodau tân ac achub, parciau cenedlaethol a chynghorau cymuned, yn ogystal â Llywodraeth Cymru, y cyrff cyhoeddus a noddir ganddi ac sy’n gysylltiedig â hi, Comisiwn y Senedd a chyrff y GIG.

Rydym yn gweld ac yn clywed am gymaint o arfer newydd ac arloesol yn ein gwaith o ddydd i ddydd sy’n golygu ein bod mewn sefyllfa dda i allu rhannu hyn yn eang ar draws y sector cyhoeddus.

Felly beth ydym yn ei olygu wrth arfer da?

Yn ddiweddar fe ddes i ar draws dogfen a ysgrifennwyd gan Chris Bolton (Chris greodd Tîm y Gyfnewidfa Arfer Da ac ef bellach yw ein Rheolwr Ymchwil a Datblygu yn Archwilio Cymru), a ysgrifennodd y disgrifiad canlynol sy’n egluro beth sydd (a beth nad yw) yn gyfystyr ag arfer da – bron i 15 mlynedd yn ddiweddarach, mae pob gair yn dal yn wir.

Nid arfer gorau yw arfer da

Mae arfer gorau’n awgrymu bod un ffordd o wneud pethau ac na ellir rhagori ar hynny. Nid felly y mae hi bron byth. Efallai ei bod yn wireb, ond nid da lle gellir gwell. Ac mae wastad mwy nag un ffordd o gael Wil i’w wely. Gall gwahanol ddulliau fod cystal â’i gilydd ar gyfer gwahanol amgylchiadau

Mae arfer da’n golygu union hynny – nid yw o anghenraid yn arfer rhyfeddol, rhagorol, neilltuol na gwych

Nid oes angen i arfer da fod yn rhyfeddol o arloesol. Mae a wnelo nid dim ond â gweddnewid sy’n arwain at ffyrdd cwbl newydd o weithio. Mae a wnelo arfer da yn llawn cymaint â gwneud y pethau bychain – y gwaith pob dydd – yn dda ac mewn ysbryd o wella’n barhaus.

Mae a wnelo arfer da ag addasu, nid mabwysiadu

Mae hwn yn ddatganiad ffeithiol yn gymaint ag y mae’n safbwynt y meddyliwyd yn fanwl amdano. Dengys ymchwil mai ychydig iawn o sefydliadau sy’n mabwysiadu arfer da’n gyfan gwbl. Mae’r mwyafrif llethol yn datblygu dull lleol a ysbrydolir gan enghraifft o arfer da. Mae rhai’n defnyddio’r enghreifftiau i gyflymu eu syniad presennol hwy eu hunain a all fod yn debyg. Mae hynny i’w weld fel pe bai’n gwneud synnwyr o ran datblygu dulliau cynaliadwy. Mae’n golygu bod y ffyrdd newydd o weithio’n rhai y meddyliwyd yn fanwl amdanynt yng ngoleuni’r sefyllfa leol. Ac mae hefyd yn rhoi cyfle i staff fod yn rhan o drefnu ffyrdd newydd o weithio – a ysbrydolwyd gan yr hyn y mae eraill wedi’i wneud – gan roi perchnogaeth ac ymrwymiad ehangach.

Nid oes angen i arfer da fod wedi cael ei brofi y tu hwnt i bob amheuaeth resymol

Wrth gwrs, mae’n helpu os gallwn ddarparu prawf sy’n gadarn fel craig bod rhyw arfer wedi dwyn manteision pendant. Ond weithiau gall manteision fod yn llai pendant, ac yn anos i’w mesur. Yn yr achosion hynny mae’n dal yn bosibl ar y cyfan adrodd stori eglur sy’n disgrifio sut y mae pethau’n well, hyd yn oed os na ellir meintioli hynny mewn mesurau perfformiad neu ariannol. Ar yr amod bod yr enghraifft yn onest ac nad yw’n honni mwy nag y gall ei ddangos, mae’n iawn.

Nid yw arfer da wastad ‘Wedi’i Wneud yng Nghymru’

Mae arfer da i’w gael dros y byd i gyd, nid dim ond yn y DU na hyd yn oed Ewrop. Er enghraifft, mae llawer o arfer da o ran ymgysylltu â dinasyddion a’r gymuned yn dod o wledydd datblygol. Ac fe gaiff ein gwaith ariannol ei arwain gan safonau cyfrifyddu rhyngwladol, felly rhaid bod lle i arfer da o bob rhan o’r byd.

Yn y bôn, mae a wnelo ein dull lle mae arfer da yn y cwestiwn ag adnabod a chofnodi’r pethau diddorol yr ydym yn eu canfod a’u rhannu. Mae a wnelo â bod yn gwbl onest wrth gyflwyno enghreifftiau, gan gydnabod nad ydym yn gwybod yn sicr pa mor dda yw’r holl arferion. Mae a wnelo â rhannu gwersi o’r hyn sy’n gweithio a’r hyn nad yw’n gweithio mewn gwahanol amgylchiadau. Mae a wnelo â darparu casgliad o ddeunydd y gall gwasanaethau cyhoeddus ei addasu fel y gwelant orau. Nid oes a wnelo o gwbl â dadlau o blaid model sy’n addas i bawb.

Gyda hyn mewn golwg, bydd ein nodiadau wythnosol yn rhannu ystod o bethau yr ydym wedi’u gweld ac wedi clywed amdanynt yn ystod ein hwythnos, yng Nghymru a’r tu hwnt, a fydd o ddiddordeb i chi, gobeithio.

Fel bob amser, os oes gennych chi enghreifftiau diddorol o bethau ond eich bod yn poeni nad oeddent yn ddigon gwych, neu na fyddai modd eu profi i’r eithaf, neu nad oeddent o anghenraid yn gwarantu cael eu mandadu’n gyffredinol, yna gobeithio ein bod ni wedi lleddfu rhai o’ch pryderon. A byddem wir yn hoffi clywed gennych.

Ynglŷn â’r awdur

Bethan Smith yw’r Rheolwr Rhaglen ar gyfer Tîm y Gyfnewidfa Arfer Da. Mae Bethan wedi bod yn gweithio i Archwilio Cymru am dros 10 mlynedd. Cyn hyn, bu Bethan yn gweithio mewn nifer o rolau ar draws yr adran Gwasanaethau Cymdeithasol mewn awdurdod lleol yng Ngogledd Cymru .